Outlook Express の設定

メールアカウントの設定 メールをサーバーに残さない設定

オプション設定

ネチケット

ここに示す画面はOutlook Express バージョン6のものです

メールアカウントの設定

次の項目が必要です。事前に準備してください。

  1. メールアドレス
  2. 受信サーバー名
  3. 送信サーバー名
  4. メールアカウント
  5. メールパスワード

メールアカウントの追加のときに、受信トレイを選択してから、「ツール」「アカウント」「追加」と進めること。

右上の「追加」ボタンをクリックすると、「メール」「ニュース」「ディレクトリサービス」と言う選択肢が出るので「メール」を選択します。

最初の画面は、「送信者名」の記入です。ここに記入した文字列が、メールを受信した相手の画面に出ます。

漢字でもかまいません。

名前を記入し、「次へ」でメールアドレスの設定画面が出ます。ここには、新しいアカウントのメールアドレスを記入します。かな漢字変換を切って、直接入力にして記入することを勧めます。

「次へ」をクリック

この画面で受信サーバー名送信サーバー名を記入します。

受信メールサーバーの種類は、特にプロバイダから指定が無ければ、既定(POP3)にします。

「次へ」をクリック

この画面で、メールアカウントメールパスワードを記入します

以上で設定完了です。

 

メールをサーバーに残さない設定

メールをサーバーに残すか、残さないかについての関心度は一般的に低いが、サーバーを間借りしている以上使用容量が制限を越えると、メールが受け付けられなくなる。従って残す必要が無い場合には、残さない設定を推奨する。

Outlook Express の受信トレイを選択して、「ツール」「アカウント」をクリックすると右の画面が出る。

ここで、赤線で示した「プロパティ」をクリックする。

プロパティ画面で、赤の「詳細設定」タブをクリックすると、右の画面が出る。

ここで、青線の部分に着目し、チェックが無ければサーバーにはメールは残らない。

この設定を推奨する。


複数のパソコンで同じメールを見ている場合の設定法。

もし複数のパソコンで同じメールを受信する場合には、両方共に右に示すように設定する。
この場合、どちらか先にメールを見たら3日以内に他方のパソコンでメールソフトを立ち上げてメールを見ないとメールはなくなります。
 

 

 

Outlook Express の推奨オプション設定

各クラブからのメールを見て、Outlook Express の使い方に苦労されている印象なので、推奨設定を説明する。
Outlook Express をデフォルトの設定のままで使うと、問題を起こす事があるので、標準の設置のままで使ってはならない。
Outlook Express を起動し、「ツール」「オプション」をクリック。 出てきた画面には10個のタブがある。これらについて推奨設定と考え方を説明する。
赤色は必須事項、青も強く推奨、黄色は重大な影響は無い、その他はデフォルト(インストールしたときの状態)で良い。
 

全般

一般の設定はこの画面のように設定する。

  1. このチェックで、起動時にメールを表示する。
     
  2. チェック無しにして、ニュースグループを探しに行くのを止めさせる。
     
  3. 手間が省ける。

メッセージの送受信の黄線はブロードバンド常時接続のときにチェックを入れ時間の設定をする。ISDN/モデム接続の場合にはチェックを入れないこと。

規定のメッセージプログラムは青線部分はグレーになっているのは正常です。
 

読み取り

  1. チェックを外せば最後まで読み終わったら開封済みになる。
     
  2. チェックを外し、予期せぬウイルスの自動インストールを防ぐ。
     
  3. チェックする事で、HTML形式のメールからのウイルス感染を防ぐ。

フォント

黄線部をクリックし、プロポーショナルフォント(Pが付いたフォント)は等幅フォント(例えばMSゴシック)に変えた方が良いでしょう。
 

確認メッセージ

確認メッセージは曖昧な概念です。要求することも、返信することも止めましょう。

どうしても確認したいなら、メール本文中に返事が欲しいと書くべきです。

送信

送信済みメールは保存が必要。

メッセージを直ちに送信するようにしているとその都度接続に行こうとするので、纏めて送受信する設定が煩わしくない。

赤線部のメール送信の形式が テキスト形式 になっていることを確認する。

一般的にHTML形式のメールは歓迎されないので、テキスト形式に設定して下さい。

黄線部をクリックして次の場面を出す。

 

テキスト形式の設定

自動改行は78になっているが、ここに示すように70(多くても74以下)にしましょう。

このメールソフトの欠点は改行マークが表示されないことです。

思わぬ所で、この設定が効いて改行されることがあります。

長文を書いたときには、送受信を行う前に、送信トレイのメールを開いて、改行の状況を確認しましょう。

 

作成

ここの設定は図のようにしておくこと。

ひな形はHTML文用なのでチェックする必要はありません。

名刺は、ひと言でいえば名刺の標準フォーマットのようなもので、この標準形式で自分の名前や住所、電話番号、電子メール・アドレスなどを記録しておき、メールなどに添付して相手に送るためのものですが、このメッセージを受け取った相手のメール・ソフトウェアがこれに対応していなければ、無駄なデータになってしまうし、特に不特定多数のユーザーがメッセージを読み書きするニュースやメーリング・リストでは、ほとんどの場合、無駄なデータとしてほかのユーザーに迷惑をかけることになるので絶対に添付しないこと。
差出人の記載は署名で挿入する方法にしましょう。
署名の作成

「すべての送信メッセージに署名を追加する」にチェックを入れておくと、自動的に署名が挿入されますが、白紙の状態で始めるほうがやりやすいので、このチェックを外しておくことをお勧めします

@作成ボタンをクリックすると、Aの所に新しく署名#3という仮の名前が署名欄にできます。Bの所で署名を作ります。

名前の変更ボタンをクリックして、署名の名前を変更します。

同様の操作で、複数の署名を作って、使い分けをすると便利です。

メッセージを作成したら、「挿入」「署名」をクリックし使いたい署名の名前を選択すれば、文末にその署名が付きます。


複数のメールアドレスを使っており、アカウントごとに異なる署名を使うには、[署名] の一覧で署名を選択します。次に、[詳細設定] をクリックし、署名を使用するアカウントを選択します。

また複数の署名を使い分けたいときには、前の画面の [すべての送信メッセージに署名を追加する] チェックボックスをオフにします。メッセージを作成するときに、[挿入] メニューの [署名] をポイントし、目的の署名をクリックします。
 

セキュリティ

Outtlook Expressでは、添付ファイルを保存できるが、間違えてウイルスファイルなどを保存しないように、黄線部にはチェックが入っているが、必要なファイルが保存できなくなるので、このチェックは外しておく。

 

メンテナンス

Outlook Express のメールフォルダの保存場所は、奥深い階層に保存されており探し難い。
黄線ボタンをクリックして、任意の位置に変更できる。バックアップもここからできる。
ただし、アドレス帳のファイルは、メールとは別の場所にある。バックアップには、エキスポート機能を使う。
 

 


 

 

メール使用上のネチケット

返信の方法
いまさら、説明の必要もないかもしれませんが、返信ボタンを押して、返信を作成するとき相手のメッセージが引用符”>”付きで入力されます。同時に上部に次のようなヘッダ情報も付加されます。これは確認のためのものですから、 返信からは、必ず削除しましょう。

----- Original Message -----
From: "XXX" <XXX@******.nifty.com>
To: "じら" <jira@office.freemail.ne.jp>
Sent: Monday, November 12, 2001 11:31 PM
Subject: こんにちは

ヘッダ情報を削除すると、元の文章に引用符が付いたものが残ります。これを適当に残しながら、返事を書くとわかりやすいです。 元の文章を全文引用するのは、ルール違反ともいえます。

文章を書き終わったら、適切な署名をつけましょう。